In assenza di una procedura di project management ben strutturata, un’azienda di traduzioni rischia di commettere errori di diversa natura. Alcuni di questi possono avere conseguenze di impatto relativo mentre altri possono addirittura compromettere la prosecuzione del rapporto con il cliente. Tra i vari errori in cui si può incorrere figura l’invio al cliente di una versione errata del documento o di un documento sbagliato. Per scongiurare tali rischi, oltre all’attenzione e alla cura necessaria da parte del PM, è fondamentale distribuire i vari incarichi in maniera ordinata nominando correttamente i documenti e archiviandoli in modo razionale.

La creazione su percorsi del server di strutture di cartelle e sottocartelle unitamente a regole di gestione dei documenti (ex: non rinominare i file sorgenti ma solo quelli di lavorazione e di evasione con appositi suffissi inequivocabili) rappresenta l’approccio di base per la riduzione dei possibili errori tecnici. A questo potrebbe aggiungersi anche l’elaborazione di sistema di marcatura per mostrare lo stato di lavorazione del documento (ex: il documento è solo tradotto, tradotto e curato o viene revisionato e pronto per essere inviato al cliente).

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